Puhelu- ja chat-tallenteet
Yliopiston Apteekin puhelu- ja chat-tallenteiden tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Yliopiston Apteekki (y-tunnus 0202635-1)
Valimotie 7
00380 Helsinki
p. 09 5420 46
Rekisteriasioita hoitavat henkilöt:
Yliopiston Apteekin konsernitasolla
Tietopalvelupäällikkö Katariina Lehtinen
Yliopiston Apteekin tietosuojavastaava
[email protected]
Tallenteiden käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet
Kuluttaja-asiakaspalvelu
Puheluiden ja chat-keskustelujen tallentamisen käyttötarkoituksena on dokumentoida ja todentaa Yliopiston Apteekin asiakkaalle antama lääkeneuvonta sekä verkko- tai puhelinpalvelun asiointitapahtuma (mukaan lukien asiakkaan antamat suostumukset, luvat ja tilaukset) varmistaa lääketurvallisuus ja selvittää mahdollisia virheitä ja väärinkäytöksiä.
Lääkeneuvonnan osalta tallentaminen perustuu lääkelakiin ja sen perusteella annettuihin viranomaismääräyksiin. Muu tallentaminen perustuu Yliopiston Apteekin oikeutettuun etuun, eli asiakassuhteeseen ja siinä käsiteltävien lääkitystietojen osalta suostumuksiin, jotka on annettu kanta-asiakkaaksi liittymisen tai verkkokauppaan rekisteröitymisen yhteydessä.
Yritysasiakaspalvelu
Puheluiden tallentamisen käyttötarkoitus on dokumentoida ja todentaa Yliopiston Apteekin ja sen yritysasiakkaiden väliset asiointitapahtumat ja yhteydenpito, asiakaspalvelun kehittäminen ja laadun varmistaminen sekä sisäinen koulutus asiakaspalvelua ja liiketoimintaa kehitettäessä. Tallentaminen perustuu Yliopiston Apteekin oikeutettuun etuun (asiakassuhde).
Lääkäreiden puhelinpalvelu
Puheluiden tallentamisen käyttötarkoitus on dokumentoida ja todentaa sähköisistä lääkemääräyksistä annetun lain mukaiset puhelinlääkemääräykset, yleisiä lääkkeitä ja lääkehoitoa koskevat tiedustelut ja niihin annetut vastaukset, varmistaa lääketurvallisuus ja selvittää mahdollisia virheitä ja väärinkäytöksiä. Tallentaminen perustuu Yliopiston Apteekin oikeutettuun etuun (lääkkeen määrääjän ja apteekin välinen suhde).
Henkilötietoryhmät
Puheluista tallennetaan seuraavat tiedot:
- puhelun vastaanottaja
- soittajan puhelinnumero
- päivämäärä, kellonaika
- puhelun sisältö ja kesto
Verkkosivuston chat-keskusteluista tallennetaan seuraavat tiedot:
- chat-yhteyspyynnön vastaanottajan nimi
- kirjautuneen asiakkaan asiakas-id, etu- ja sukunimi
- keskustelun sisältö
- päivämäärä, kellonaika, IP-osoite, selain ja käyttöjärjestelmä.
- farmaseutin asettama keskustelutunniste
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa poliisiviranomaisille rikosten tutkintaa varten. Yliopiston Apteekki käyttää tallenteiden käsittelyssä alihankkijaa, jonka kanssa se on solminut henkilötietojen käsittelyä, salassapitoa ja tietoturvaa koskevan sopimuksen.
Tallenteiden säilytysaika
Puhelutallenteita säilytetään 2 kuukautta. Chat-tallenteita säilytetään 24 kuukautta lääkeneuvonnan dokumentointivaatimusten ja asiakasrekisterin selosteen mukaisten Uniikki-asiakassopimuksen oikeuksien ja velvollisuuksien todentamiseksi. Tämän jälkeen tallenteet poistetaan automaattisesti. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, esimerkiksi rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi.
Tallenteiden suojaus
Tallenteet on suojattu salasanalla, käyttöoikeustasoilla ja rooleilla. Tallenteet sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä lain vaatimissa tilanteissa oikeus siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään.
Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset rekisteröity voi tehdä toimittamalla ne kirjallisesti rekisteröidyn allekirjoittamina Yliopiston Apteekin toimipisteeseen (apteekkiin). Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi rekisteröidyn on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle [email protected]
Päivitetty 7.3.2023