Rekrytointi

Yliopiston Apteekin työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Yliopiston Apteekki (y-tunnus 0202635-1)

Valimotie 7
00380 Helsinki
p. 09 5420 46

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt:

Rekrytointirekisteristä vastaava henkilö
Sami Laine, henkilöstöjohtaja
p. 09 5420 46, [email protected]

Yliopiston Apteekin tietosuojavastaava
[email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnhakijoiden arviointi ja muut rekrytointiin liittyvät toimenpiteet, rekrytointiprosessin hallinnointi, henkilöresursoinnin tukeminen sekä palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

1. rekisterinpitäjän oikeutettu etu työnhakijan ja työnantajan välisen suhteen perusteella käsitellä rekisteröidyn työhakemuksessa ilmoittamia tai siinä viitattuja henkilötietoja
2. rekisterinpitäjän oikeutettu etu etsiä ja rekrytoida oma-aloitteisesti sopivia työntekijöitä ja käsitellä yhteydenottoon välttämättömiä tietoja, jotka rekisteröidyt ovat itse saattaneet yleisesti työnantajien saataville ammatillisissa internet-palveluissa, esim. LinkedIn ja muissa vastaavissa lähteissä 
3. rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen, esimerkiksi tasa-arvovelvoitteiden toteuttamiseksi 
4. rekisteröidyn antama suostumus muuhun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn ja henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin, sekä luotettavuuden arviointiin luotto- ja rikosrekisteritietojen avulla 

Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

1. rekisteröidyn perustiedot kuten nimi. Tehtävään valittujen henkilöiden osalta käsitellään myös henkilötunnusta, jos rekisteröidyn henkilöluotto-, rikosrekisteritietojen hankkiminen on työtehtävän kannalta tarpeellista rekisteröidyn luotettavuuden arvioimiseksi;
2. rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero;
3. rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän kuvaus, tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot;
4. rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuvat, videot, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä tai muista lähteistä löytyviin tietoihin sekä referenssit;
5. rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
6. henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien lausunnot ja työterveyshuollon lausunnot työnhakijan työkykyisyydestä hakemaansa tehtävään
7. mahdolliset muut tiedot, joiden keräämiseen rekisteröity on antanut suostumuksensa tai jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä.

Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään, sekä laissa säädetyissä rajoissa ja rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjän rekrytointikonsultilta, henkilö- ja soveltuvuusarviointipalveluja tuottavilta yrityksiltä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, työterveyshuollolta yhteystietopalvelujen tarjoajilta, ammatillisista Internet-palveluista kuten LinkedIn, työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopiston Apteekki ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta.

Yliopiston Apteekki käyttää henkilötietojen käsittelyssä seuraavia alihankkijoiden palveluita

• HR-, rekrytointi- ja soveltuvuusarviointipalvelut
• Lakipalvelut
• ICT-järjestelmätoimittajat

Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojasta alihankkijoiden kanssa tekemällä tarvittavat kirjalliset käsittelysopimukset.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Yliopiston Apteekin työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot suojataan teknisillä tietoturvakeinoilla kuten palomuureilla, haittaohjelmistojen torjuntaohjelmistoilla. Tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Valittujen työnhakijoiden tietoja säilytetään osana työsuhdetietoja. Muiden henkilötietoja säilytetään rekrytointipäätöksen jälkeen 1 vuosi, minkä jälkeen ne hävitetään. Tietoja voidaan säilyttää myös muita rekisterinpitäjän mahdollisia rekrytointitarpeita varten rekisteröidyn suostumuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumukset, mutta suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Rekisteröity voi myös pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.

Jos rekisteröity katsoo, että Yliopiston Apteekki on käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä mahdollisuus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyynnön esittäjän on tarvittaessa todistettava henkilöllisyytensä.

Päivitetty 7.2.2024